Glastonbury FestivalEventos (de todo tipo) ocurren diario en México y en el mundo. Grandes, pequeños, de lanzamiento, una fiesta, concierto, alfombra roja, congreso, convención, team building, etcétera, todos necesitan de algo en común, un equipo de producción que tome las riendas del proyecto y que garantice la excelencia del mismo, sin importar los cambios, ajustes, desbarajustes y caprichos de quien sea. Llueva, truene o relampagueé, un staff y su director deben estar “al tiro” para que el acontecimiento corra de manera correcta, sin errores, sin accidentes y sin contratiempos. Por ello, en esta nueva entrada, compartimos algunos de los consejos que nuestros directores y productores comparten para hacer que las cosas sucedan sin morir (ni matar a nadie) en el intento. 

Excelente comunicación previa con el cliente

“¿Qué es lo que quieres que tu evento le diga a tu público objetivo?”. Generalmente esa pregunta es clave en las primeras reuniones para definir la propuesta que buscará conquistar al cliente. Entre más información nos proporcione (y si es en formato de brieff, mucho mejor), el trabajo del creativo estará mucho más completo. Esto, además, genera confianza entre todos los involucrados.

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Presupuestos, presupuestos, presupuestos 

“Queremos que se vea como un 4 de julio, pero tenemos presupuesto para una fiesta patronal”. Esto no es un presupuesto. Tanto el creativo como el equipo de producción deben tener los números muy claros para que el costo-beneficio sea equitativo y así no se deba sacrificar calidad. De lo contrario, quedan mal tanto agencia como el cliente.

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El tiempo lo es todo

No es lo mismo preparar un evento para 2 mil personas en 6 meses que hacerlo 2 semanas antes del deadline. Entre más grande sea, más tiempo será requerido para coordinarlo todo, desde venues, proveedores, etcétera. De lo contrario, se avecina una catástrofe, pues aún no existe una máquina del tiempo.

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Confía en tu equipo

El que estés a cargo de una producción no significa que tengas que hacerlo todo. Por ello debes formar un “dream team” quienes serán una extensión tuya durante todo el evento. Y olvídate del organigrama, pues aunque seas su jefe, su desempeño dependerá de tu propio ejemplo y liderazgo.

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No arriesgues por ganar más

Al momento de hacer tus presupuestos, no sacrifiques costos en materiales de segunda mano, pues el cliente busca excelencia hasta en los manteles que cubren los tablones. No ofrezcas un evento de tres millones que se vea de 500 mil pesos.

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No pierdas la calma

Antes y durante tu evento ocurrirán cosas imprevistas, recibirás peticiones de último segundo, en fin, pasarán muchas cosas que te harán sentir que no tienes el control. Si éste es el caso, recuerda que lo más importante es resolver el problema (cualquiera  que éste sea), tendrás mucho tiempo al final del evento para analizar lo ocurrido y deslindar responsabilidades.

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